人事担当者に見て欲しい!採用プロセスを改善する5つの方法

「優秀な人材が集まらない……」
「せっかく採用した従業員が定着しない……」

こういった悩みを持つ人事担当者や管理者の方は多いのではないでしょうか?

そのようなときに注目したいポイントのひとつが、「採用プロセス」です。

採用プロセスを改善し、最適化していくことは、人材と企業間のミスマッチを軽減し、「理想とする人材の採用」や「定着率・離職率の改善」に役立ちます。

では具体的に、採用プロセスを改善するためにはどうすれば良いのでしょうか?

今回は、その方法や意識しておきたいポイントについて解説します。

目次[非表示]

  1. 1.定着率・離職率と「採用」のつながり
  2. 2.主な採用プロセス
    1. 2.1.①採用計画(採用戦略)
    2. 2.2.②求人募集
    3. 2.3.③説明会・セミナー
    4. 2.4.④面接・選定
    5. 2.5.⑤内定~フォロー
  3. 3.採用を見直す際に注目したい3つのポイント
    1. 3.1.1.採用単価
    2. 3.2.2.求人媒体ごとの費用対効果
    3. 3.3.3.プロセスごとの歩留まり率
  4. 4.採用プロセス改善のための5つのポイント
    1. 4.1.1.採用戦略に対する共通意識
    2. 4.2.2.ターゲット・ペルソナの明確化
    3. 4.3.3.応募者対応の迅速化
    4. 4.4.4.採用管理システムの導入
    5. 4.5.5.採用代行・コンサルティングサービスの利用
  5. 5.まとめ

定着率・離職率と「採用」のつながり

一般的な業務フローとしての採用プロセスは、すでにご存じの方も多いと思います。

求人募集や選考などを経て内定を出す、という大まかな流れです。

これら一つひとつのフローを改善することによって、応募数が増えたり、優秀な人材が集まったりといった、採用への良い影響が期待できますが、採用プロセスの改善は、採用だけに影響するものではありません。

優秀な人材を採用できたら、次は「その人材に長く働いてもらう」ことが重要です。

自社にマッチしていない採用活動は、この妨げになってしまう可能性があります。

  • 優秀な人物が入社したが、実際の業務はその人の能力を活かせないものだった。
  • 優秀な人物が入社したが、自社では満足せずに引き抜かれてしまった。

こういったことは、どのような企業においても起こり得ます。

採用の段階で、「企業が求めること(与えられるもの)」と「その人材がやりたいこと(求めるもの)」がマッチしていれば、そのリスクを軽減できたかもしれません。

本当に必要としている人材を定め、自社の目的に合った採用活動をすることで、採用した人材の満足度を高め、長期的に働いてもらうことにもつながります。

主な採用プロセス

採用プロセスを最適化する重要性はお分かりいただけたかと思います。

次は、改善に向けて、一般的な採用プロセスとそのポイントを見ていきましょう。


①採用計画(採用戦略)

「採用計画」と聞くと、多くの方が思い浮かべるのは、採用人数や予算だと思いますが、採用計画には「欲しい人材の設定」も含まれます。

その人材にリーチするための方法やその人材に見合う給与など、採用手法や予算にも影響してくるためです。


②求人募集

求人募集の方法は多岐に渡ります。

  • 求人専用のWebサイトやランディングページを設け、情報を発信していく
  • 求人サイトに掲載し、露出を増やす

といった従来の方法だけではなく、現在では、TwitterやFacebookなど、SNSを活用したソーシャルリクルーティングという方法も用いられています。

そして、募集方法を決める際、最初に設定した「ターゲット」や「予算」がポイントになります。

どのような方法が最も効果的にターゲットに情報を届けられるのかを踏まえ、募集を進めましょう。


③説明会・セミナー

説明会やセミナーは、大人数の採用を行う場合、特に新卒採用においては欠かせないものです。

大手就職情報サイト「マイナビ」では、学生を対象に、説明会・セミナーで「聞いた内容」と「聞きたかった内容」についての調査をしています。

その結果を見ると、企業側は具体的な仕事の内容や採用スケジュール、企業理念などを伝えている一方で、学生側は社内の雰囲気や入社後のキャリアモデル、待遇についての説明を求めていることが分かります。
(参照:企業を魅力付けする説明会とは? | マイナビ

企業そのものというよりも、入社後の自分自身への不安・疑問を解消したい学生が多いようです。

自社の方針や業界の未来だけではなく、入社後のビジョンを具体的に想像できる情報を伝えることにより、企業と人材間の認識の齟齬を減らすことにもつながります。


④面接・選定

以前は面接において、過去の実績や経歴といった部分で選定を行う傾向にありましたが、現在では働き方の多様化もあり、本人の個性や本質的な考え方が重視されるようになっています。

面接だけでその人のすべてを知るのは難しいですが、できる限り「本来のその人」を見極められるよう、質問の仕方や空気の作り方といった工夫が必要です。

なかには、リクルートスーツの廃止やゲーム大会などを面接に取り入れている企業もあるようです。

関連記事:面接で人材の本質を見抜くには?ポイントを紹介


⑤内定~フォロー

理想の人材を見つけ、内定を出したら採用完了、とはいかないこともあります。内定を出したけれど入社には至らなかったという場合があるためです。

そういったことを防ぐために、内定者へのフォローを行いましょう。

内定者へのフォローとして重要なのは、迅速な対応とスケジュールの明確な共有です。

そのほか、懇親会やインターンなど、内定後のスケジュールを見直すことも大切です。


採用を見直す際に注目したい3つのポイント

ここからは、採用プロセスを見直すときに意識したい3つのポイントを解説します。


1.採用単価

採用単価(採用コスト)とは、簡単に言うと「人材を採用するためにかかる費用」です。

まずは、過去の採用単価を把握し、指標とする数値を設定しましょう。

もちろん職種や待遇によってもこの数字は変わりますが、一般的には、

採用にかかった費用÷採用人数=採用単価

で平均採用単価が求められます。

採用単価は、採用人数が多い場合、特に重要な指標になります。

一人当たりの採用単価の差はわずかに感じられても、20人、30人と採用する人数が増えるにつれ、単価の差は大きくなっていきます。数年単位で定期的に行う場合、その差はさらに大きく開きます。

どのような採用手法をどの程度使うかということを決める際にも、採用単価をベースに考えると良いでしょう。


2.求人媒体ごとの費用対効果

最近では、それぞれの業界に特化した求人媒体も多く存在します。

特に専門職として雇用する場合は、そういった媒体を活用することが多いのではないでしょうか。

媒体によっては、掲載費用だけでなく、成功報酬を設けていることもあります。

定量的な効果測定ができる求人媒体が増えた今では、複数の媒体に掲載し、比較しやすくなっているため、一つの媒体のみではなく、新たな媒体を検討することもおすすめします。

また、最近増えている「無料掲載」ができる採用媒体においても、管理作業や事務作業などの人的コストに注意を払うことで、多角的に効果測定ができるようになるでしょう。


3.プロセスごとの歩留まり率

「歩留まり率」という言葉は、もともと製造業で生産性を表す際に使用されていましたが、「内定を出した求職者のうち実際に入社した比率」を指す言葉として、人材業界でも使用されることが増えてきました。

現在では、内定~入社だけでなく、採用プロセスの各項目で「歩留まり率」という言葉が使われるようになっています。

採用プロセスの改善において、この「項目ごとの歩留まり率」がとても重要です。

「〇円かけたのに〇人しか採用できなった」という漠然とした振り返りではなく、

  • 募集からの応募数
  • 応募からの面接数
  • 面接からの内定数

など、過去の採用プロセスを項目に分け、それぞれどの程度の人材を確保できたかを可視化することで、本当に改善すべき項目が見えてくるようになります。


採用プロセス改善のための5つのポイント

1.採用戦略に対する共通意識

採用戦略・採用計画は、管理者や経営者といった、社内の一部で策定されることが一般的です。

そのため、「どのような人材が欲しいか」「どのような方針で進めるか」という重要な部分が、社内全体へ認知されづらい傾向にあります。

会社として人を育て、組織を円滑に機能させるためには、現場で働いている従業員にも共通した認識を持ってもらうことが大切です。

それによって、入社後に陥りがちな、企業方針と現場のズレや現場と人材のズレを防ぐことができ、定着率や離職率の改善にもつながっていきます。

採用プロセスを見直し、最適化していくためには、「会社全体で採用活動をする」という意識が重要です。


2.ターゲット・ペルソナの明確化

予算や人数、欲しい人材など、大まかな採用戦略を立てたあとは、欲しい人材のターゲットを定め、ペルソナレベルまで具体的に設定しましょう。

年齢や名前、性別、経歴や趣味嗜好まで落とし込んだ「実際の人物像」を設定することが理想です。

また、ペルソナを設定する際には、能力面だけでなく、「その人物が自社の理念とマッチするか」を考えることも重要です。

社内で活躍している従業員や過去のロールモデルなどを参照し、明確化できると良いでしょう。


3.応募者対応の迅速化

「就職売り手市場」ともいわれる現代の採用環境では、求職者に対する迅速な対応が重要になります。

質問に対して明確かつ迅速に回答することは、企業への安心感にもつながります。

また、応募後のやり取りについても、電話やメールのほか、「LINE@」といったツールを活用し、やり取りのハードルを下げることも方法のひとつです。

企業側も求職者側も対応しやすい仕組み作りがなにより重要です。


4.採用管理システムの導入

採用手法の多様化による影響もあり、採用管理システム(ATS)を利用している会社が増えてきました。

応募者の情報や選考状況といった、採用活動で発生する情報を一元管理できる採用管理システムは、現代の採用活動において、とても大切な役割を果たします。

項目ごとの進捗(歩留まり率)や応募者・内定者への迅速なフォローにも活用できるため、特に

  • 継続的に採用したい
  • 大人数を採用したい
  • 他媒体で求人掲載をしている

場合に重宝します。

アルバイト採用、新卒採用、リファラル(紹介)採用など、それぞれの採用形態に特化したサービスがあるため、導入の際には目的に合わせて選びましょう。


5.採用代行・コンサルティングサービスの利用

求人広告代理店と混同されることも多い「採用代行会社」や「採用コンサルティング会社」。

最近では適切な求人媒体を選定するだけでなく、採用メディアの作成や採用プロセスの根本的な見直しなど、さまざまな業務に対応しています。

蓄積した採用ノウハウをもとに、面接や内定者へのフォロー、内定者のモチベーションアップを行ってくれる採用代行会社もあり、人事に携わる人材が確保できない企業にとって、これらのサービスを利用することは有効な方法です。

採用代行会社によって

  • 対象企業の規模や採用人数
  • 業界

など、得意とする領域が異なることも多いため、過去の実績や事例をしっかりと確認したうえで、客観的に判断する必要があります。


まとめ

人材の売り手市場である現在において、採用コストは年々上がりやすくなっています。

働き方、採用手法が多様化した今、従来の採用プロセスではうまくいかないことも多いでしょう。

目先の問題にとらわれてしまうと、定着率や離職率への意識がおろそかになることも考えられます。

どのような人材が必要で、どのように成長させ、どのように企業の成長につなげるかを考え、採用プロセスを自社に合わせて最適化していくことが大切です。

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